Como crear una página de Notion con Atajos

Una de las funciones principales para las que seguramente usas Notion es para apuntar ideas o tareas. Y desde el PC todo bien, pero, ¿y desde el móvil? ¿No tanto, eh?

Seamos sinceros: Notion tiene un pequeño problema. Y es es que desde el PC, todo se ve bonito, pero desde el móvil no tanto. Entre que abres la app, buscas la página en cuestión, y añades la idea, pasan unos segundos que, para alguien como tú, amante de la productividad, acaban acumulándose y siendo desagradables.

Y, por supuesto, te habrás preguntado: ¿y no habrá una manera más rápida, más ágil? La respuesta, por supuesto, es sí. Y la solución de la que voy a hablarte, la vas a poder aplicar en cualquier página y cualquier caso, una vez le pilles el tranquillo.

En este artículo, voy a enseñarte a crear páginas de Notion hablando directamente con Siri. Este es un tutorial más o menos “avanzado”, y puede parecer abrumador, pero sigues los pasos uno a uno, lo tendrás listo sin problemas. Y, si tienes cualquier duda, siempre puedes contactar conmigo aquí.

Empezamos, pues.

Para crear esta automatización, necesitas:

• Tu iPhone
• La app Atajos (seguramente la tienes instalada por defecto)
• 15 minutos de tu preciado tiempo

¿Qué es Atajos?

Si usas iPhone, existe una app llamada Atajos. Seguramente viene instalada por defecto si tienes un iPhone más o menos nuevo.

Para resumírtelo, esta aplicación te permite automatizar tareas que harías con el iPhone.

Algunos ejemplos de lo que se puede hacer con Atajos:

• Una vez al mes, borrar todas las capturas de pantalla que tuvieran más de 3 meses de antiguedad.
• Enviarle un Mensajes automáticamente a tu pareja si te estás quedando sin batería y estás fuera de casa.
• Poner el modo no molestar cada vez que abres una aplicación determinada.

Las posibilidades son infinitas.

Los desarrolladores de las aplicaciones pueden crear integraciones para funcionar con Atajos, y que puedas usar esas aplicacion en tus automatizaciones.

¿Y, con Notion? Pues lo único que (en teoria) puedes hacer con Notion, es abrir una página determinada. Lo sé, es un poco deprimente.

Puede que en el futuro, Notion implemente nuevas posibilidades para Atajos, pero por ahora es lo que tenemos.

Pero no te desanimes, existe una forma para hacer LO QUE QUIERAS con Notion desde Atajos. Y, a eso vamos.

1. Permitir que Atajos se conecte a Notion con la API

Lo primero que vamos a necesitar es que la app Atajos tenga permiso para hacer cosas dentro de Notion. Aquí te dejo el paso a paso de lo que tienes que hacer.

1. Dirígete a https://www.notion.so/my-integrations y crea una nueva integración.
2. Ponle un nombre a la Integración (por ejemplo, iOS atajos).
3. Selecciona el Espacio de trabajo donde se encuentra tu base de datos de tareas.
4. No hace falta que subas ningún logo para la integración.

Una vez hayas creado la integración, Notion te proporcionará un número secreto muy largo y complicado. Parecido a la contraseña del WiFi, pero incluso peor.

Debería tener una pinta más o menos así: secret_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Esto es lo que llamamos API Key (clave API), y es una especie de contraseña que va a usar Atajos para demostrar que tiene permiso para entrar en Notion y hacer cosas. Cópia la clave y guárdala en un lugar seguro. La necesitarás más adelante.

2. Selecciona las páginas a las que tendrá acceso la integración.

Ahora ya tienes la integración creada, pero debes indicarle a Notion a qué páginas quieres que la integración tenga acceso.

Aprovecha para dar acceso a todas las páginas que tal vez uses en el futuro, así ya no tendrás que repetir este paso.

Haremos lo siguiente:

1. Abre la página o base de datos donde quieras añadir algún elemento.
2. Dale a los 3 puntos en la esquina superior derecha → Conexiones → Añadir conexion → Encuentra la conexión que acabas de crear (en mi caso se llama iOS Shorcuts)

Te pedirá confirmar, y una vez lo hayas hecho, deberías ver el desplegable algo así.

Ya hemos dado permisos a la integración para editar esta página. Estamos un paso más cerca.

3. Conocer la ID de tu base de datos de Notion

Cuando estemos en Atajos, una de las cosas que querrá saber, es en qué base de datos quieres que meta la página. Pero no podemos decirle simplemente el nombre, porque los nombres se podrían repetir. Tenemos que decirle la ID de la base de datos.

Para obtener la ID de la base de datos, iremos a la base de datos que queramos editar con la automatización. (Recuerda que si tienes la base de datos integrada en la página, tienes que abrirla con el símbolo que te enseño más abajo.

Abriremos el menú de publicación de la página, y clicamos en Copiar URL.

Abriremos un gestor de documentos o de notas, o un Notion, lo que tu quieras, y pegamos este link.

El link tendría que tener una pinta así:

https://www.notion.so/espaciodetrabajo/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx?v=yyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyyy&pvs=4

1. Te he marcado en negrita lo que es la ID de la página. Es el primer numero raro que nos encontraremos, y se acaba justo antes del interrogante.
2. Cópia la ID y quédatela. La necesitarás más adelante.

¡Bueno! Parece que no hayamos hecho nada, pero ya tenemos los pasos más aburridos. A partir de ahora se pone interesante, os lo prometo.

4. Crear el Atajo que crea una página de Notion con tu texto dictado

Vamos a dejar el PC por ahora. Ya no lo necesitamos.

1. Abre la app Atajos en tu iPhone
2. Crea un nuevo Atajo
3. Ponle el nombre que quieras
4. Ahora añadiremos el primer bloque. En este caso, buscaremos en la lista, Dictar texto.

En las opciones de Dictar texto, puedes seleccionar el idioma en el que vas a hablar, y cuándo quieres que pare de escuchar. Yo siempre le digo que “al pulsar” porque a veces me quedo pensando y no quiero que pare de escuchar hasta que yo le diga.

El siguiente bloque que añadiremos será un bloque llamado “Texto”. Como indica el nombre del bloque, es un espacio donde podemos escribir lo que queramos. ¿Y qué vamos a escribir? Pueste parrafote de aquí abajo.

{
    "parent": {
        "type": "database_id",
        "database_id": "xxxxxxxxxxxxxxxx"
    },
    "properties": {
        "Nombre": {
            "title": [
                {
                    "text": {
                        "content": "aaaaaaaaa"
                    }
                }
            ]
        }
    }
}

Una vez lo hayas copiado y pegado, deberás cambiar algunas cosas.

• Donde pone “aaaaaaa” borra eso, y selecciona la variable “Texto dictado”, que es básicamente lo que sea que hayas dicho en voz alta cuando has hablado.
• Donde veas “xxxxxxxxxx” deberás poner la ID de la base de datos. Es lo que hemos conseguido antes, cuando hemos copiado el link y todo eso.
• Donde veas “Nombre”, debes poner el nombre de la propiedad que corresponda a la propiedad principal en tu base de datos. Por ejemplo, en este caso, habría que sustituir “Nombre” por “Idea”.

Con esto, tenemos listo este bloque.

El siguiente bloque que vamos a poner será uno llamado Obtener contenido de URL.

Este bloque va a ser el que va a dar la orden de crear la página de Notion. El texto de antes son los detalles de esa orden.

• Por un lado, donde pide la URL pon: https://api.notion.com/v1/pages
• En método, elige POST.

Donde te pide los Headers, deberás crear 3:

• Authorization -> Bearer secret_xxxxxxxxx‍
• Content-Type -> application/json
• Notion-Version -> 2022-06-28

Donde pone “Cuerpo de la solicitud” o “Request body” si lo tienes en ingles, vamos a seleccionar Archivo. Cuando nos pregunte qué archivo, seleccionaremos la variable TEXTO, que es el texto que hemos introducido en el bloque anterior.

El atajo en total debería quedarte una cosa así:

Y con eso un bizcocho, el Atajo está hecho!

Puedes probarlo dándole al play que verás en la parte de abajo de la pantalla, o puedes seguir leyendo para hacer algo mucho mejor.

Añadir un Atajo al Home

Puedes añadir un botón en la home (como si fuera una app) para encender directamente este Atajo en un instante. Te cuento como hacerlo.

• En la pantalla de edición del atajo, pulsa el botón de información.

• Pulsa “Añadir a la home” y configura el icono como tu quieras.

Bonus 1: Descarga la Plantilla del Atajo con algunas mejoras

Si has llegado hasta aquí, es que tienes aguante. Te dejo aquí la plantilla del atajo que utilizo yo, que tiene algunas mejoras respecto del que te he explicado. La principal mejora es que si ejecutas el atajo desde el iPhone, después de haber creado la página de Notion, abre dicha página en Notion, por si quieres seguirla editando.

Descarga aquí la plantilla del Atajo que uso

Bonus 2: Iniciar el Atajo desde tu Mac

Si tienes un Mac, este mismo atajo te sirve 100%. Puedes abrir la app Atajos desde el Mac, y, por ejemplo, configurar un acceso directo para que el atajo aparezca en tu Barra de Menú, en la pantalla superior del Mac.

Una vez hayas marcado esta opción, el atajo aparecerá en la barra de menú de tu mac.

Bonus 3: Crear páginas de Notion con otras propiedades

Igual que creas la página de Notion y le pones un título, puedes, de paso, configurar otras propiedades. Para hacerlo, debes modificar el cuerpo de la petición de la siguente manera:

{
    "parent": {
        "type": "database_id",
        "database_id": "xxxxxxxxxxxxxxxx"
    },
    "properties": {
        "Nombre": {
            "title": [
                {
                    "text": {
                        "content": "aaaaaaaaa"
                    }
                }
            ]
        },
        "Descripcion": {
            "rich_text": [
                {
                    "text": {
                        "content": "Esta es la descripción de la pagina"
                    }
                }
            ]
        },
        "Categoria": {
            "select": {
                "name": "Verduras"
            }
        }
    }
}

Puedes configurar directamente tantas propiedades como quieras. Recuerda que el nombre de la propiedad tiene que coincidir con el nombre que tengas puesto en la base de datos de Notion.

Puedes consultar cómo añadir las diferentes propiedades en esta página: https://developers.notion.com/reference/post-page

Obviamente, para poner otras propiedades, antes tendrás que crear bloques en Atajos que te pidan el valor de esas propiedades. Por ejemplo, puedes duplicar el "Dictar texto" para que primero te pida el título de la página, y luego otro "Dictar texto" para que te pida la descripción.

Conclusiones

¡Ya lo tienes! Te doy la enhorabuena.

Lo bueno es que ahora puedes duplicar este Atajo tanto como quieras, y cambiando la ID de la base de datos y el Nombre de las Propiedades, puedes tener tantas automatizaciones como quieras.

Las posibilidades son infinitas, y hay muchas cosas que se pueden hacer, que no están contempladas en este artículo porque se haría eterno. Si quieres que te ayude con un Atajo que estás creando, puedes enviarme un email a hola@mrnotion.pro y te ayudo.

¡Hasta otra!